Se acerca la época más tediosa, pero necesaria del año: hacer el Business Plan del 2023.   De este tema podemos escribir muchos artículos, pero vamos a intentar resumir los puntos más importantes que no deben olvidar cuando estén en este proceso.   

Para empezar queremos resaltar algo: en nuestros 9 años de Core MKT, hemos tenido el privilegio de trabajar con muchas empresas que son referentes y líderes en su industria; compañías espectaculares que se han ganado el espacio en el mercado gracias al esfuerzo de sus accionistas, gerentes y el resto del equipo.  Dicho esto, también nos ha impresionado lo corto que se queda el proceso de planeación del siguiente año.  En la mayoría de casos, incluyendo en empresas gigantes, lo que hacen es un presupuesto.  Claro, hacer el presupuesto es una parte clave del proceso de business plan, sin embargo, es uno de los pasos  (casi el último), no es el único.  

Por eso, en este artículo vamos a describir cosas que, en nuestra experiencia, son cruciales y les permitirán tener una estrategia clara, sobre la cual definirán los objetivos, los resultados, las acciones y el presupuesto del siguiente año.

1. Analizar a fondo los resultados del año es crucial.  Esta parte es una de las que más toma tiempo. Sin embargo es muy importante.  Muchas compañías ya analizan ventas y resultados finanieros de forma recurrente, sin embargo al planificar el siguiente año es importante hacer un “deep dive” en resultados que no se ven con tanta frecuncia.  Cada área debería hacer un resumen de los resultados cuantitativos y cualitativos… y que tanto se están alcanzando los objetivos (y KPI’s) planteados en el año.  En este punto también es importante analizar los resultados de varios años atrás, esto les permitirá ver tendencias que no se pueden observar si solamente se analiza un año.

2. Entender aspectos macroeconómicos.  Para todas las áreas es importante entender aspectos macroeconómicos que pueden impactar a la compañía, desde aspectos logísticos y financieros, hasta tendencias de consumo y canales. No tener idea de esto puede ocasionar que nuestro plan resulte irrealista al no contemplar aspectos de la economía que no controlamos y pueden tener un impacto directo en nuestro negocio.  También nos pueden permitir apalancarnos de aspectos como crecimiento de la economía o de la categoría, tasas de cambio, etc.. que son aspectos que pueden favorecer positivamente al crecimiento de la empresa.  Para efectos gráficos, hacer un Business Plan sin ver estos aspectos es como correr una maratón con los ojos cerrados.  Tener idea clara de aspectos que no controlamos permitirán que los departamentos puedan prepararse y ajustar sus acciones y presupuesto.  

3. Definir un objetivo global que pueda servir como guía para las decisiones que tomen todos los departamentos.  Por ejemplo, una compañía puede tener como objetivo del año: convertirse en líderes de la categoría a nivel centroamericano.  Líderes implica muchas cosas: la más obvia es participación en el mercado, pero otras no tan obvias son top of mind, aplicación de nuevas tecnologías, lanzamiento de nuevos productos, incluso cambios en la forma de distribución o tipos de servicio que se ofrecen.  Ejemplos de objetivos pueden ser: duplicar las ventas en 3 años; convertirnos en líderes de la categoría, conquistar otra categoría, expandir la base de consumidores,  aumentar la rentabilidad, etc., etc., etc. Definir este objetivo, en conjunto, es crucial para que todas los departamentos sepan hacia dónde tienen que alinear sus recursos y esfuerzos.

4. Involucrar a las cabezas de todos los departamentos es clave.  El Business Plan no es un ejercicio del CEO.  Involucrar a todas las partes que toman decisiones es crucial.  Las conversaciones que surgen durante este ejercicio son muy enriquecedoras y permite que todo el equipo tenga accountability de lo que se plantea para el siguiente  año.  Aparte, nos permite conocer los obstáculos más grandes con los que se enfrenta cada área, dando al resto una visión clara de cosas que generalmente no se conocen si no se hace este ejercicio.  Esto no significa que todo el equipo tiene que hacer cada parte del plan juntos, sino más bien que las sesiones de los primeros 3 puntos se hacen en conjunto, luego cada departamento trabaja en su propio plan y presupuesto, e idealmente presentan un resumen a todo el equipo al tener listo su parte del plan.

5. Definir presupuesto, pero no olvidar KPI’s.  Muchas veces el ejercicio termina al elaborar un presupuesto, sin embargo, se nos olvida a veces planificar al mismo tiempo, que indicadores son importantes para evaluar si estamos aportando al objetivo planteado al inicio.  Estos KPIs deben ir mas allá de ventas o rentabilidad.  Debemos intentar definir KPIs por área, que sean retadores y que aporten a la estrategia de corto, mediano y largo plazo.  El presupuesto debería ser el reflejo final de todo el ejercicio de análisis y resultados vistos a lo largo del proceso.  Y ojo, el presupuesto no debería ser el último paso, el proceso debería terminar con la presentación del plan de cada área a su equipo y del CEO presentando a sus reportes directos, y a la Junta Directiva, el Business Plan completo.

6. ¡Make it Fun! Podemos sacarle provecho a este proceso y tomarlo como una oportunidad de  acercarnos como equipo y mejorar el clima laboral.  El hacer el Business Plan es tedioso y nos carga, pues el día a día no para.  Tomarse los días para hacer esto requiere mucho más esfurzo de lo normal y es una oportunidad para hacer una experiencia diferente, pues al final, tener a todas las cabezas de departamento reunidas no es algo que pasa tan frecuente.    Hacer las reuniones en un lugar distinto, planear breaks que los hagan vivir buenas experiencias y pasarla bien, incluso un cierre relajado en donde se libere el estrés generado en esos días, es clave para fortalecer las relaciones y motivar a estos gerentes a lograr los objetivos planteados en este proceso.

El hacer un business plan aplica para todo tipo de industria y para empresas de cualquier tamaño.  Incluso un emprendimiento debe tomarse el tiempo de revisar los resultados del año y planificar el siguiente, y para empresas grandes, es aún más importante.  Como ven, a nosotros nos apasiona el proceso de Business Plan, tenemos una buena escuela en donde hemos hecho muchos, para varios países, por lo que si necesitan asesoría en este proceso ya saben que pueden contactarnos. 

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